Reuniões produtivas e efetivas: dicas para valer estar junto e focado

Quem já participou de reuniões que após 2 horas ainda não se chegou a nenhum resultado efetivo?

Lembro que quando comecei minha vida profissional, cheio de ideias e sugestões, entrava nas reuniões sempre empolgado em poder estar com os demais e compartilhar os casos, problemas e troca de soluções e ideias.

Com o tempo, descobri que, se não houverem algumas dicas produtivas, quase sempre a reunião acabava sem que se chegasse a um consenso ou, mais delicado ainda, um plano de ação.

O tempo passou e por incrível que pareça, vez ou outra acaba acontecendo novamente.

A semana passada saiu uma postagem no LinkedIn sobre isso.

Na realidade foi apenas uma imagem.

Uma imagem que vale e, nesse caso, continha palavras que valem por mil ;-) 

Não me contive e salvei, além de compartilhar, óbvio!

Eis a imagem - em inglês - que aproveito para comentar abaixo:

Dicas para Realizar Reuniões Efetivas:

Buscarei descrever um passo a passo sequencial, que costumo praticar.

1. Saber identificar a necessidade da reunião. 

Uma vez isso claro - existe essa necessidade e precisa ser debatida - para que se possa avançar com harmonia e acordo dos envolvido(s) ao fechar a reunião.

2. Criar a Pauta da reunião.

Isso visa facilitar a quem for convocado (ou convidado) se preparar antecipadamente para o(s) assunto(s) a serem apresentados.

Procure garantir que o(s) tema(s) são relevantes.

3. Identificar quem será(ão) o(s) participante(s).

Ao criar a pauta lembre-se de incluir quem será(ão) o(s) convocado(s) e é importante aqui pensar na(s) pessoa(s) e na(s) sua(s) função(ões) no Ser Empresa para evitar definir um horário que não a(s) prejudique(m) em suas principais atividades.

4. Fazer a convocação.

Agora é o momento de se comunicar com o(s) envolvido(s).

Isso deve ser feito formalmente. O email é um ótimo aliado, pois permite que todos recebam (seja no email empresarial ou pessoal) e se puder, peça a confirmação de recebimento e leitura, que vai lhe servir de referência ao retornar com o(s) aviso(s) de recebimento.

Caso sua empresa possua algum sistema de gestão (local ou na "nuvem") pode usá-lo também.

Eu costumo, sempre que convoco, usar ambos - email e nuvem - sendo que nessa coloco o email, incluindo todas as informações, principalmente envio, data, assunto e o corpo do texto da convocação, e informo os envolvidos.

Importante considerar:

Caso seja uma reunião que permita ao menos 3 ou mais dias de antecedência - em função do(s) tema(s) - isso é mais tranquilo de se fazer.

Caso seja uma convocação mais urgente, como fazer a reunião no início do próximo dia ou logo mais à tarde, além do email, use outro meio de comunicação eficaz, de preferência pessoalmente ou via telefone.

É importante que o(s) convocado(s) receba(m) e esteja(m) ciente(s) que deve(m) estar no local informado, no horário indicado.

Indicar data e horário de início e horário de término (algo que normalmente não se considera, porém de fundamental importância para as agendas dos participantes).

5. Reforçar a convocação.

Quando faltar 24 horas para o encontro, reforce por meio de email, telefone ou pessoalmente. Use o que for mais prático e usual para os envolvidos.

Lembre-se de estar previamente preparado!

Já aconteceu de ser convocado para uma reunião e ao chegar ser surpreendido tanto pelo tema quanto pela inserção de tópicos fora do contexto... a sensação é bem desagradável, acredite!

6. Momento antes de iniciar a reunião.

Procure chegar pelo menos 5 minutos antes. Sugiro 15 minutos caso precise preparar algum recurso no local como ligar algum apoio tecnológico, levar café ou algum material a ser distribuído, deixar à disposição caneta, papel, lápis e até um flip-chart, se for o caso.

Existem inclusive algumas técnicas de negociação que podem ser usadas.

7. Durante a reunião.

Esqueça seu smartphone! Sugiro que o desligue.

Respeite a pauta.

Compartilhe os dados relevantes.

Seja objetivo e conciso no seu depoimento.

Evite conversas ou comentários paralelos, você não precisa competir com quem está a falar. 

Caso se lembre de algo que vale comentar, anote no papel para posteriormente informar aos demais.

Não interrompa. 
E evite que os que lá estão, sejam interrompidos.

Coloque suas ideias e não seja irônico nem indireto com as pessoas.

Lembre-se que estão "todos no mesmo barco" e que cada um possui sua forma de Ser Humano.

Discorde sem ser desagradável. Você não precisa se tornar "o chato"...

Um dos participantes deve ser escolhido para ser o "facilitador" e outro o "secretário".

Dois personagens importantes.

O papel do "facilitador" é manter todos focados no que se está a debater, para evitar a inclusão de assuntos (que podem ser importantes) fora do foco principal.

Já o "secretário" é aquele que fará as anotações dos comentários e das soluções, podendo até informar (caso seja importante) quem disse.

Todos devem participar, expor suas ideias, pontos de vista, sensações, temores, sugestões e afins, de maneira positiva e participativa.

Ao término - dentro do horário previamente definido - o secretário informará os pontos principais e as decisões tomadas, para que todos ratifiquem.

O "silêncio" é considerado como um "de acordo". 
Ponto fundamental!

A pior sensação do silêncio é aquela em que você, que está expondo, ficar sem saber se quem está a ouvir está de acordo ou não quis se comprometer.

8. Após a reunião.

Ao término, você que convocou e o "secretário" devem em seguida, criar a Ata.

Uma vez terminada, releia-a.

Complete com as informações necessárias, caso seja importante, porém não acescente nem retire nada além do que foi tratado, debatido e comentado.

Procure destacar as decisões e as ações resolvidas e seus responsáveis.

Em até 24 horas, informe a todos os envolvidos, encaminhando a Ata, para que possam tomar conhecimento e desenvolverem seus planos de ação.

E avante, pois reuniões fazem parte do dia a dia empresarial.

Mas, precisam ser produtivas e efetivas.

Senão... é melhor não realizá-las, para evitar desgastes e desperdícios, com efeitos devastadores na motivação e na confiança.

Sucesso e que possa nos contar, nos comentários abaixo, o que aconteceu depois que adotou as dicas, para enriquecer a troca de ideias.

PS: Se gostou, compartilhe com sua rede de contatos aí na empresa e nas redes sociais. Se tiver dúvidas ou queira compartilhar suas sensações, deixe seu comentário e conversamos. Syn! Vibro que aprecie muito!

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