quinta-feira, 10 de julho de 2014

11 passos para as COMPRAS e seus efeitos na dinâmica empresarial

Quem atua em COMPRAS vai entender o que está exposto aqui.
E quem não, poderá aprender que comprar é um dos grandes desafios _ junto com VENDAS _ para o bem estar financeiro de sua empresa.
Uma cena comum, que encontro nas conversas e visitas às empresas, da qual pode-se, com uso de SENSO SISTÊMICO, rapidamente se detectar e melhor... atuar para corrigir, antes que seja tarde demais.
E o tarde aqui pode significar não somente o tempo perdido, mas também muito Capital Financeiro mal aplicado!
Veja o gráfico abaixo, que criei para expor o tema e seus reflexos:

http://synerhgon.com.br/SYNERHS_curso_compras.htm
Tudo começa quando "alguém precisa de algo".
Isso acontece, pois no desempenho de qualquer atividade dentro do Ser Empresa, o uso dos recursos certos é o que permite realizar com precisão aquilo que lhe foi solicitado.

Porém...
Surgem alguns empecilhos que podem gerar confusões ao longo do tempo.
Por exemplo, aquele "alguém que precisa de algo", lembrou disso porque ao buscar o recurso, verificou que já está acabando ou que é o último disponível.
Até aqui, perfeito!
Ele se lembrou que precisa repor...
Mas o telefone tocou, um email chegou, alguém entrou na sala e iniciou uma conversa...
E tão rápido quanto havia se lembrado que precisava pedir aquele recurso, envolvido com as demandas que não têm controle e atuam fortemente em seu emocional, deixou para depois...

E o tempo passa.

Passa um dia (ou vários dias) até que novamente precisa do recurso.
Pronto!
Ao buscá-lo, verifica que é o último (tomara) ou que aquele recurso acabou... zerou... está sem nenhum.

Rapidamente passa para o "agora vou pedir esse algo", senão não atenderei no prazo combinado.
Tomara que, sentindo que vai ficar numa situação delicada, inicie o próximo passo.
Assim, "faz a solicitação de compra" e remete para o setor de Compras.
Muito bem!!!

Em Compras, alguém verifica que "há uma solicitação de algo" a ser atendida.
Entra em ação e "realiza as atividades de compras": conferir a solicitação recebida (que se estiver conforme combinado, prossegue, ou, caso alguma informação esteja a faltar ou não entendida, será devolvida ao solicitante).
Depois de conferida, levanta o histórico do recurso, fornecedores, valores e prazos já negociados anteriormente, entra em contato e solicita cotações aos fornecedores, compara-os, negocia os detalhes e uma vez esse passo a passo feito, encaminha para aprovação da diretoria (ou alguém com Autoridade e Responsabilidade dentro do Ser Empresa para isso).
Aqui pode surgir um interessante e perigoso gerador de estoques (e portanto de uso de Capital Financeiro), que vale destacar.

O movimento "alguém precisa aprovar" é delicado na régua do tempo...
Vamos imaginar que esse personagem "alguém precisa aprovar" decidiu e informou a todos no ser Empresa que, como essa atividade é cansativa e chata, somente fará isso às 3as. e 5as. feiras no horário das 10:00 às 11:00 horas.
Que beleza!!!!!
Uma beleza para esse "alguém precisa aprovar", pois assim poderá usar o resto do seu tempo em outras atividades mais... digamos.... interessantes.

Porém, um tremendo e péssimo reflexo se fará e estará presente na fluidez para todos os demais, com destaque em estoques de segurança maiores e um delicado relacionamento entre o COMPRAS e seus clientes internos, entre eles o FINANCEIRO.

Uma vez aprovada, retorna ao COMPRAS, que entra em contato com o fornecedor escolhido e formaliza o fechamento do pedido daquele recurso.
Assim, parte do ciclo de reposição se completa, com o "mandar o pedido fechado" para o fornecedor escolhido.
Essa informação do pedido fechado, estabelece um dado muito importante:
O PRAZO DE ENTREGA combinado.

Durante esse tempo necessário combinado, o "fornecedor produz" aquele algo que alguém precisa.. e essa informação está disponível no ERP para quem de direito.
O tempo continua a fluir, certo?
Chega então o dia em que o "fornecedor entrega".
Vamos considerar aqui, que esse fornecedor atendeu o pedido dentro do prazo combinado, para que você não fique estressado... rss

Uma vez que o recurso chegou no Ser Empresa, algumas atividades ocorrem, tais como "receber, vistoriar e guardar" e assim, agora já está disponível.
Finalmente, nosso personagem "alguém precisa de algo" poderá, então, solicitar ao Almoxarifado e assim, realizar sua atividade, pois "chegou algo para alguém".

E assim o ciclo se repetirá novamente, certo?
Certo... mas vale aqui algumas #synerhdicas para que reflita:

a) O único tempo conhecido é o Prazo de entrega do fornecedor.
E tomara que esse fornecedor não atrase a data de entrega combinada... senão mais um adicional em seus estoque de segurança... e capital financeiro "parado"!!

b) Se aquele personagem "alguém precisa de algo" não agir o mais rápido que puder para "fazer a solicitação de compra", potencializará problemas tanto para ele quanto para o COMPRAS e bem.... já sabemos para quem vai sobrar.

c) Dependendo da quantidade de itens em seu tipo de negócio, a #synerhdica é adotar a Classificação ABC de estoques, para servir de referência para quem compra e para quem guarda os itens.

d) Isso vai ajudar principalmente se o "alguém precisa aprovar" adotar políticas como a do exemplo acima... extremamente prejudiciais à fluidez do negócio.

e) Adotar em COMPRAS o saudável hábito de trabalhar com Análise de Giro de Estoques, que permite antecipar e mais importante ainda, verificar com os personagens "alguém precisa de algo" porque estão ou não a consumir um determinado item.
Afinal, COMPRAS só começa a trabalhar (senso simples aqui, por favor... antes que você me xingue) quando recebe uma solicitação de compras.

Espero que possa realmente refletir com carinho e atenção para os pontos acima identificados.
E, caso queira conversar, entre em contato.
Será um imenso prazer colaborar para uma melhor fluidez em seu negócio.
Até breve!!!
http://synerhgon.com.br/SYNERHS_curso_compras.htm


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